Copropriétés : Assemblée Générale

Rôle

L'assemblée générale est l'organe décisionnaire de la copropriété. C’est au cours de cette assemblée générale que sont prises les décisions de la copropriété.

Convocation de l'assemblée générale des copropriétaires

(Source Service Public : Vérifié le 23 novembre 2020 - Direction de l'information légale et administrative "Premier ministre")

Une assemblée générale des copropriétaires (AG) doit obligatoirement avoir lieu au moins 1 fois par an. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic de copropriété. Un ordre du jour doit être fixé avant la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.

Fonctionnement

Le syndic de copropriété doit convoquer au moins 1 fois par an une AG réunissant l'ensemble des copropriétaires.
Cette convocation doit être faite dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent.

S'il manque à cette obligation, le conseil syndical ou 1 ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires) peuvent lui demander de convoquer une AG. Le règlement de copropriété peut prévoir un nombre de voix moins élevé.

La demande doit être formulée au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception. Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.

Demander à son syndic la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires.

En dehors de cette convocation obligatoire, tout copropriétaire peut demander au syndic de convoquer une AG, à ses frais, pour faire inscrire à l'ordre du jour des questions qui concernent uniquement ses droits ou obligations.
Le copropriétaire doit notifier sa demande en précisant les questions à inscrire à l'ordre du jour de l'AG. Chaque question est accompagnée de son projet de résolution.
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Le syndic a 15 jours à partir de cette notification pour informer le copropriétaire des frais prévisionnels et de ses honoraires.
Le syndic convoque ensuite l'AG dans les 45 jours qui suivent le paiement de ces frais.

Si l'AG est convoquée par plusieurs copropriétaires, ces derniers doivent préciser la répartition des frais et honoraires entre eux. Sans précision, les frais sont répartis entre ces copropriétaires à parts égales.

À noter : le syndic doit afficher la date de la prochaine assemblée générale et mentionner la possibilité qui est offerte aux copropriétaires de demander l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour. Cet affichage doit être effectué dans un délai raisonnable avant l'assemblée à venir, et reproduire l'article 10 du décret du 17 mars 1967
La convocation doit être écrite.

Elle doit être adressée à chaque copropriétaire, au moins 21 jours avant l'AG (sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété) de préférence par courrier recommandé avec avis de réception.
La convocation doit mentionner les informations suivantes :
- Lieu
- Date et heure de la réunion
- Ordre du jour précisant chacune des questions soumises à délibération
- Modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l'AG
- Le syndic doit joindre à la convocation de l'AG un formulaire permettant de voter par correspondance.

En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

À noter : l'ensemble des documents joints à la convocation doivent être annexés à celle-ci.

Entre la convocation de l'AG et la tenue de celle-ci, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives des charges de copropriété classées par catégories. Cette mise à disposition doit durer au minimum 1 jour ouvré.
Le lieu de la consultation des pièces justificatives peut se faire soit au siège du syndic, soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires.
Le ou les jours et les heures de la consultation des pièces justificatives doivent être indiqués dans la convocation.
Tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais.

Contraintes sanitaires

Syndics de copropriété :

les assemblées générales peuvent se tenir à distance jusqu'au 1er avril 2021
(Source Service Public : Publié le 24 novembre 2020 - Direction de l'information légale et administrative - Premier ministre)

Visioconférence, vote par correspondance, augmentation du nombre de voix portées par un mandataire... En raison de l'évolution de l'épidémie de Covid-19, une ordonnance parue au Journal Officiel le 19 novembre 2020 prolonge les dispositions permettant la tenue d'assemblées générales de copropriété à distance jusqu'au 1er avril 2021. Les contrats des syndics et les mandats des conseils syndicaux expirant avant le 31 décembre 2020 bénéficient d'une prorogation.

Ces mesures mises en place depuis le 1er juin 2020 devaient prendre fin le 31 janvier 2021. Compte-tenu de l'évolution de la crise sanitaire, cette nouvelle ordonnance prolonge ces dispositions en les aménageant.

Les assemblées générales ne peuvent pas se tenir en présentiel en raison des interdictions de regroupements.
Elles peuvent se tenir par visioconférence, par tout autre moyen de communication électronique permettant l'identification des copropriétaires et par vote par correspondance jusqu'au 1er avril 2021.
Dans les cas où le recours à la visioconférence n'est pas possible, les décisions du syndic peuvent être prises au seul moyen du vote par correspondance.
Un modèle de formulaire de vote par correspondance a été publié le 3 juillet 2020.
Par ailleurs, le mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote de copropriétaires si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 %).

Prorogation des contrats des syndics et des mandats du conseil syndical

Les contrats de syndics ainsi que les mandats des membres du conseil syndical expirant entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 sont prolongés jusqu'à la prise d'effet des contrats de syndics et des mandats du conseil syndical votés en assemblée générale.
Cette dernière devra avoir lieu impérativement au plus tard le 31 janvier 2021.

Cette prolongation automatique n'est pas applicable lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant le 19 novembre 2020, les membres d'un conseil syndical ou bien un syndic dont le contrat prend effet à compter du 29 octobre 2020.

La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement.

À noter : Pour toute assemblée déjà convoquée entre le 29 octobre 2020 et le 4 décembre 2020, le syndic doit informer à tout moment les copropriétaires qu'ils prendront leurs décisions par le moyen exclusif du vote par correspondance et qu'ils bénéficient à cette fin d'un nouveau délai pour lui transmettre leurs formulaires de vote. Les décisions du syndicat de copropriétaires sont prises au plus tard le 31 janvier 2021.

Textes de référence

- Ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés
- Rapport au Président de la République relatif à l'ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés
- Arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires
- Ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété.

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